Toda a empresa tem por objetivo aumentar a rentabilidade. Neste artigo, apresentaremos uma das principais formas de otimizar o seu negócio: Automatizar processos.

O que são processos?

Processos são etapas bem definidas de execução que possuem por finalidade satisfazer uma condição predeterminada e gerar resultados. Estes processos consomem tempo, esforço e dinheiro, de modo que acabam pesando bastante ao bolso do empreendedor.

Com o intuito de diminuir estes gastos o empreendedorismo se apropriou de diversos mecanismos de otimização e um dos principais é: a automatização de processos. Assim, dentre suas várias vantagens, listamos algumas para vocês:

Redução de tempo

O tempo de execução de um processo pode levar de minutos até dias. Parte deste tempo envolve o limite da capacidade humana em fazer determinadas tarefas. Com a automatização, é possível fazer a maioria das operações através do computador, permitindo que tarefas, que antes levariam horas, sejam realizadas em poucos segundos (como vemos em sistemas CRM e ERP).

Redução de Custo de Treinamento

Muitos processos são complicados e necessitam de um treinamento adequado para sua execução. Este treinamento, por vezes, se torna caro e ineficiente. Assim, muitos empreendedores optam por implementar sistemas de gestão para executar estes processos mais difíceis, o que libera o tempo, esforço e o dinheiro dos treinamentos.

Um dos problemas mais comuns em pequenas, médias e grandes empresas é acompanhar a execução dos processos. Muitas empresas oferecem ferramentas web que facilitam um acompanhamento de tarefas, algumas das mais populares são:

Apresentação visual dos aplicativos que serão futuramente apresentados
  • Slack:
    Um canal de comunicação pela internet. Possui muitos recursos, como a criação de canais públicos ou privados, além de possuir um BOT disponível para programação de alertas. Permite integração com vários outros serviços (como o google calendar, trello, etc).
  • Trello:
    Um sistema com aparência similar a post-its virtuais, com funções como: reminders, votações, prazos, checklists e muito mais.
  • Notion:
    Sistema capaz de criar e armazenar diversos tipos de arquivos e templates, como to-do lists, textos, calendários e muito mais. Ademais, permite que várias pessoas editem o mesmo arquivo em sincronia e possui integração com outros tipos de plataforma (como google calendar, figma, etc).
  • Todoist:
    Aplicativo disponível para smartphones, tablets e computadores que permite gerenciar listas de tarefas, acompanhar sua produtividade, adicionar lembretes, entre outras funcionalidades.

Vemos que estas ferramentas tornam possível o acompanhamento da execução de seus processos de qualquer lugar, através de computadores, celulares ou tablets.

Redução de falhas e erros

Por mais que nos esforcemos, sempre acontece de cometermos um errinho aqui ou ali. Na maioria das vezes estes erros são percebidos e corrigidos, mas as vezes eles passam e geram alguns problemas na empresa. Para minimizar estes erros, podemos automatizar os processos, de modo a diminuir as falhas humanas e alcançar uma taxa de erro ínfima, criando uma segurança muito maior com os resultados.

Estes não são os únicos métodos do mercado, mas são os que julgamos mais funcionais pelo custo/benefício. Sabemos que a automatização de processos pode não ser a ferramenta ideal para resolver todos os seus problemas, mas é uma alternativa para otimizar os resultados do cotidiano.

Caso você tenha alguma dica de ferramenta ou tenha dúvida em como implementar outra em seu negócio, deixe um comentário que responderemos o quanto antes. 🙂

Escritor: Cesar Bueno, Estudante de Engenharia de Computação na Unicamp, Assessor (2016) de Marketing na Conpec.

Edição e Revisão: Beatriz Iamauchi Barroso, Estudante de Ciência da Computação na Unicamp, Assessora (2020) de Mercado na Conpec.